Niezależnie od tego, czy przypadkowo usunąłeś fakturę w systemie Ifirma, czy też chcesz usunąć fakturę, która czeka na zatwierdzenie, istnieją kroki, które możesz podjąć, aby upewnić się, że plik został całkowicie usunięty.
Utwórz nową fakturę lub wyszukaj usuniętą lub unieważnioną fakturę i zrób kopię
Korzystanie z funkcji wyszukiwania w Xero to szybki sposób na znalezienie usuniętych faktur. Poprzez wyszukiwanie użytkownicy mogą szukać określonego numeru faktury lub nazwy klienta. Mogą również pozostawić to pole puste, aby wyświetlić wszystkich klientów. Ponadto mogą wykonać kopie każdej usuniętej faktury.
Kiedy użytkownik dokona zmiany w fakturze, zostanie ona zapisana w profilu klienta. Dodatkowo, zmiany będą miały zastosowanie do wszystkich przeszłych faktur. Opcja noty kredytowej jest szybkim sposobem na poprawienie błędów, ale informacje muszą być zgodne z oryginalną fakturą.
Przycisk Unieważnij fakturę znajduje się w prawym górnym rogu strony faktury. Dostępne jest również menu Zadania faktury. Menu zadań faktury zawiera przyciski Usuń fakturę, Prześlij ponownie fakturę i Unieważnij do szkicu. Alternatywnie użytkownicy mogą uzyskać dostęp do innych przydatnych funkcji, klikając prawym przyciskiem myszy wiersz faktury.
Gdy klient korzysta z fakturowania zgodnego, opcja unieważnienia faktury jest niedostępna. Klienci mogą jednak utworzyć nową notę kredytową. Ponadto administratorzy mogą dodawać komentarze do faktury. Mogą również usunąć paragon, jeśli został on wprowadzony przez pomyłkę.
Po wykonaniu voidingu na fakturze pojawia się wstążka. Jeśli jest to faktura wystawiona, to pozostanie ona w systemie. Jeśli jest to wersja robocza, faktura zostanie przywrócona do stanu wersji roboczej.
Aby utworzyć unieważnienie, należy podać powód. Kodem przyczyny jest „Odpisanie”. Unieważnienie spowoduje wystąpienie zdarzenia invoice_updated. Następnie faktura powróci na listę faktur. Szczegóły dotyczące unieważnienia pojawią się w oknie informacji szczegółowych. Pokazane zostanie również pomieszczenie, do którego mają być zaksięgowane opłaty.
Po dokonaniu anulowania zostanie utworzona nowa nota uznaniowa. Będzie ona miała takie same informacje jak pierwotna faktura. Zostanie ona uwzględniona na następnym raporcie podatkowym. Zapewni to ścieżkę audytu. Jeśli faktura jest fakturą sprzedaży, poziom zapasów zostanie skorygowany. Podobnie, jeśli faktura jest fakturą zakupu, stan magazynowy zostanie ponownie obliczony.
Usuwanie wersji roboczych lub faktur oczekujących na zatwierdzenie
Pozbywanie się wersji roboczych i faktur oczekujących na zatwierdzenie nie jest zadaniem dla osób o słabym sercu. Chociaż usuwanie faktur może wydawać się uciążliwe, istnieje kilka sposobów na przeprowadzenie tego procesu. Choć może Cię kusić, by od razu usunąć fakturę, lepszym rozwiązaniem jest pozostawienie jej do momentu, gdy będziesz gotowy do dokonania płatności.
Na przykład, możesz chcieć stworzyć notę kredytową, aby zachować ślad rewizyjny swojej aktywności. Możesz to zrobić wybierając odpowiednie ustawienia w zakładce „Ustawienia”. Dzięki temu nota będzie o wiele bardziej czytelna. Jeśli nie jesteś pewien, które z wielu ustawień wybrać, zawsze możesz zapytać swojego księgowego.
Najlepsze w iFinance jest to, że został zaprojektowany tak, aby jego obsługa była intuicyjna i przyjemna. Jest to szczególnie prawdziwe w przypadku modułu płatności rachunków. Oprócz płatności rachunków, użytkownicy mogą również zdecydować się na założenie konta pre-billing. Najlepsze jest to, że da Ci to mnóstwo innych korzyści, takich jak możliwość łatwego stworzenia spersonalizowanego powiadomienia e-mail, gdy faktura jest gotowa do zapłaty.
Masowe usuwanie faktur
Xero pozwala robić wiele rzeczy na jednym ekranie. Możesz wyszukiwać faktury, śledzić płatności i przeglądać faktury w toku. Jest to również jedna z niewielu platform, która pozwala na tworzenie not kredytowych. Fakturowanie to tylko połowa sukcesu. Musisz mieć dobry system, który zapewni, że Twoje faktury zostaną przetworzone i zapłacone w odpowiednim czasie. Na szczęście Xero posiada zespół wsparcia, który jest dedykowany do Twoich potrzeb.
Być może nie będziesz w stanie usunąć wszystkich swoich faktur, ale możesz użyć akcji zbiorczych, aby uporządkować swoją dokumentację. Możesz to zrobić za pomocą różnych technik, w tym importując swoje dane z innej platformy. W końcu powinieneś być w stanie stworzyć bardziej kompletny obraz swojego biznesu. A jeśli zrobisz swoje należyte starania, możesz być w stanie zaoszczędzić kilka dolarów w procesie. Jest to szczególnie prawdziwe, jeśli płacisz kartą kredytową.
Na przykład, możesz być w stanie usunąć płatności lub częściowo zapłacone faktury. Możesz też użyć funkcji Akcji zbiorczych, aby automatycznie utworzyć ponownie kopię istniejących faktur. Możesz również utworzyć noty kredytowe, aby pomóc klientowi w śledzeniu jego płatności.
Ponowne użycie numeru faktury
Usuwanie faktur to proces usuwania rekordu faktury z systemu księgowego. Proces ten jest przydatny do usuwania błędnych transakcji. Jest to również szybki sposób na naprawienie błędów na fakturze klienta. Aby usunąć fakturę, musisz mieć odpowiednie prawa dostępu i wiedzę, jak to zrobić.
Jeśli usuniesz fakturę, zostanie ona zarchiwizowana w Twoim More> folderze Deleted. Jeśli chcesz ponownie utworzyć unieważnioną fakturę, musisz wykonać wyszukiwanie, aby znaleźć rekord. Jeśli nie możesz znaleźć rekordu, może być konieczne skontaktowanie się z zespołem wsparcia.
Gdy usuniesz fakturę, nie możesz ponownie użyć jej numeru. Możesz jednak zmienić prefiks faktury. Możesz również edytować fakturę, aby uwzględnić dodatkowe pozycje. Możesz zmienić status faktury na Nieopłacona, Projekt, Zapłacona lub Anulowana. W ten sposób zmienisz również datę na fakturze.
Możesz również usunąć fakturę, klikając przycisk Usuń. Możesz wtedy pobrać plik jako plik csv. Może to być przydatne dla firm z dużą liczbą zamówień. Możesz ponownie wykorzystać numer faktury na nowych zamówieniach. Możesz również edytować fakturę, ale powinieneś zapisać wszelkie zmiany przed wprowadzeniem ich na stałe.
Podczas edycji faktury możesz zmienić numerację, partię, datę, status i kontakt. Możesz również dodać do faktury koszty ujemne. Zmiany te są zależne od rodzaju faktury i jej statusu. Możesz również usunąć fakturę, jeśli ją zapłaciłeś lub częściowo zapłaciłeś. Możesz również utworzyć nową płatność.
Możesz również utworzyć specjalny przetarg dla faktury. W ten sposób zmniejszysz jej kwotę. Możesz również utworzyć notę kredytową. Możesz użyć tej opcji, aby utworzyć ścieżkę audytu. Będziesz musiał mieć takie same uprawnienia jak użytkownik, który utworzył fakturę. Możesz również dodać kontakt, klikając ikonę wyszukiwania.
Faktury mogą być edytowane i ponownie tworzone w Xero. Można również tworzyć kopie usuniętej faktury.